Instrumentos de Gestão de Documentos / Manuais
Nesta seção poderão ser encontrados Instrumentos de Gestão de Documentos, Manuais e/ou materiais desenvolvidos especialmente para o Cefet/RJ, e outras fontes de orientação técnica, que visam contribuir e aprimorar a Gestão Documental em nossa instituição.
Instrumentos de Gestão de Documentos
| Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo federal | |
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Trata-se de dois instrumentos em um. Um deles é o Código de Classificação (Códigos + Descritores), que apresenta de forma esquematizada o contexto da produção dos documentos, divididos em classes, subclasses, etc, espelhando as funções e atividades-meio da instituição. O outro instrumento é a Tabela de Temporalidade, em que consta o tempo de vida do documento e sua destinação: eliminação ou guarda permanente. Observação: O PDF do instrumento, anexado abaixo, é de sua versão recém atualizada em 2024. A versão anterior havia sido aprovada por Portaria em 2020 e foi revogado a partir da nova publicação. |
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| Código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-meio/suporte do Poder Executivo federal | |
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| Código de Classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) | |
| Este instrumento apresenta de forma esquematizada as classes e subclasses referentes às funções e atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES). Toda documentação relacionada às funções escolares (de nível médio, superior, pós-graduação (stricto e lato sensu), extensão, etc) devem ser classificadas utilizando este código. |  |
| Código de classificação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) | |
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| Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos de arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) | |
| Este instrumento apresenta o prazo de guarda dos documentos referente às funções escolares, organizado em um quadro esquemático, dividido em cinco grandes colunas: Código, Assunto, Prazos de Guarda (Fases corrente e intermediária), Destinação final (Guarda Permanente ou eliminação) e Observações. |  |
| Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de arquivo relativos às atividades-fim das IFES.pdf | |
Manuais de Gestão de Documentos - Cefet/RJ
| Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca - Cefet/RJ (2024) | |
| O Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Cefet/RJ visa trazer de maneira abrangente aspectos fundamentais da gestão de documentos e fornecer orientações sobre procedimentos a serem aplicados que permitirão aperfeiçoar a produção, o registro e o controle do fluxo documental, bem como a padronização do tratamento da documentação em nossa instituição, impactando na racionalização dos espaços de armazenamento, preservando o patrimônio arquivístico e possibilitando a recuperação dos documentos com eficácia, assegurando aos cidadãos o acesso à informação. |  |
| Manual de Gestão de Documentos e Arquivos do Cefet/RJ | |
| Manual de Normas e Procedimentos de Arquivo e Protocolo do Cefet/RJ (2015) |
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| Tem o propósito de sistematizar e padronizar procedimentos administrativos aos serviços de Protocolo e Arquivo, sendo instrumento para o Campus e Campi do CEFET-RJ, Unidades/Setores, objetivando cumprir as legislações arquivísticas em vigor, no tocante à gestão de documentos e possibilitar a eficácia no acesso a informação. |  |
| Manual de Procedimentos de Arquivo e Protocolo do Cefet RJ.pdf | |
Cartilhas de Orientação Técnica
| Cartilha de Eliminação de Documentos (2025) |
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A Cartilha objetiva trazer orientações sobre o processo de eliminação de documentos públicos produzidos/acumulados pelo Cefet/RJ. Há um rito a ser seguido e é preciso respeitar os prazos legais de guarda. |
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| Cartilha de Eliminação de Documentos Cefet/RJ.pdf | |
Manual SUAP
| Manual do Cefet/RJ para utilização dos módulos de documentos e processos eletrônicos do Sistema Unificado de Administração Pública - SUAP (2022) | |
| Neste manual estão descritas as funcionalidades e procedimentos necessários para a utilização dos módulos de Documentos e de Processos Eletrônicos do Sistema Unificado de Administração Pública (SUAP). Ferramenta escolhida pelo Centro Federal de Educação Tecnológica Celso Suckow da Fonseca (Cefet/RJ) para produção, tramitação, acompanhamento e difusão de documentos e processos administrativos em ambiente digital. |  |
| Manual do Cefet/RJ para utilização dos módulos de documentos e processos eletrônicos do SUAP.pdf | |
Manuais, Orientações, Diretrizes -> Arquivo Nacional / Conarq
Apostila - Curso de Gestão de Documentos
| Apostila do Curso de capacitação para os integrantes do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA, da Administração Pública federal. Arquivo Nacional. | |
| A Apostila objetiva capacitar os servidores da Administração Publica da esfera federal que atuem nesta área. |  |
| Apostila do Curso de Gestão de Documentos - Arquivo Nacional.pdf | |
Diretrizes
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Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais
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| Orienta os órgãos e entidades da Administração Pública Federal quanto a adoção de requisitos para o estabelecimento e a aplicação contínua e efetiva de políticas e procedimentos administrativos, fornecendo, dessa forma, a melhor evidência para apoiar a presunção de autenticidade dos documentos arquivísticos digitais, independentemente de mecanismos tecnológicos de autenticação. |  |
| Diretrizes para a Presunção de Autenticidade de Documentos Arquivísticos Digitais.pdf | |
Manuais
| Manual para Mensuração de Documentos Textuais - Arquivo Nacional (2012) | |
| Neste manual há um roteiro para mensuração de documentos textuais, acondicionados de diversas posições (vertical, horizontal, empilhados, empacotados, etc). |  |
| Manual para mensuração de documentos textuais_Arquivo Nacional.pdf | |
Modelos
| e-ARQ Brasil - Modelo de Requisitos para Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos | |
| Orienta a implantação da gestão arquivística de documentos arquivísticos digitais e não digitais; Fornece especificações técnicas e funcionais, além de metadados, para orientar a aquisição e/ou a especificação e desenvolvimento de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos. |  |
| e-ARQ Brasil - 2022.pdf | |
Recomendações
| Recomendações para a Produção e o Armazenamento de Documentos de Arquivo | |
| Orienta quanto ao “planejamento de estratégias de guarda e de preservação de documentos de arquivo, de acordo com sua temporalidade e destinação”. |  |
| Recomendações para produção e armazenamento de documentos de arquivo.pdf | |
| Recomendações para elaboração de política de preservação digital. | |
| Auxilia os órgãos e entidades da administração pública federal na elaboração de suas políticas de preservação de documentos arquivísticos digitais. |  |
| Recomendações para elaboração de politica de preservação digital.pdf | |
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